Oficina de Gestión de Proyectos

Las PMO (Oficinas de Gestión de Proyectos) son especialmente nuevas en el ambiente de las organizaciones, pero para entender el porque? primero debemos considerara sus origenes

Consideremos que las organizaciones por su actividad se pueden clasificar en dos:

A. Las que trabajan por procesos (ej: Bancos).

B. Las que por su función trabajan por proyectos (ej: Investigación, Tecnologia, Construcción)

Para aquellas que no trabajan por proyectos, pero que por su crecimiento y desarrollo hoy en dia realizan permanentemente grandes esfuerzos de modernización administrativa, tecnologica y legal para mantenerse en los primeros lugares del mercado.

Dichos esfuerzos nacen del continuo y recurrente "que hacer" del Direccionamiento Estrategico de las organizaciones, estas traducidas en iniciativas se convierten en Proyectos, que cada vez mas son complejos y dificilies de administrar.

Al final, termina en una Cartera o Portafolio de Proyectos, de diferentes indoles, con un sin numero de personas apoyando no solo las operaciones del negocio, si no el desarrollo de los proyectos.

Esta creciente demanda se suma a la complejidad de ejecutarlos, el 222% de los proyectos sobrepasan la estimación en tiempo, el 189% de estos sobrepasan el presupuesto del costo asignado y muchos son los riesgos que no fueron considerados, los problemas de calidad del producto, los conflictos de administración del personal, los inconvenientes con los proveedores, etc.

Lo anterior da lugar a pensar en crear una oficina que diriga lo que la Gerencia hacia antes, cuando eran pocos.

Es ka pregunta que en toda organización

Para comentar, exponer o explicar sobre Gestión de Proyectos estan invitados en el siguiente grupo.

¡.

http://groups.google.com/group/pmo1

¿Si tiene alguna pregunta?, no dude en hacerla aqui, con gusto la contestare.

¿PREGUNTAS?

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• Capacitación, Entrenamiento, Coaching
• Documentación de proyectos
• Coordinación de los proyectos
• Manejo de los recursos
• Control sobre indicadores de costo, tiempo y calidad en el proyecto
• Programación de proyectos
• Visibilidad de proyectos
• Evaluación asistida del retorno de la inversión
• Ayuda en la creación de una visión efectiva de los informes
• Asistencia en la creación de un plan de proyectos
• Ayuda a la coordinación de los recursos para múltiples proyectos
• Ayuda con un listado para la adquisición de recursos
• Inspección del progreso del proyecto y su metodología
• Soporte administrativo

Recomendado de la semana:

Sestra Consulting

http://www.sestraconsulting.com/

Empresa que apoya la implementación de PMO´s (Oficina de Gestión de Proyectos, Programas y Portafolios)

Lider en Colombia en ese tema,

Saludos,

Conformar un buen equipo para el proyecto no es tarea fácil, - de hecho ninguna tarea en proyectos es fácil o difícil, depende en si misma del alcance del proyecto y de la cultura de la organización donde se desarrolla.

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Existen artefactos que nos ayudan a identificar y mostrar un equipo de
proyecto: Project Chart, Organigrama, EDT (WBS), Plan de RRHH; Pero un
buen equipo no se consigue diligenciando plantillas, líneas de mando,
o colores en presentaciones de power point, para ello se requiere de
un análisis mas profundo de las competencias de las personas disponibles internas y externas, y un detallado análisis de las tareas y los roles que se requieren para conseguir los objetivos del proyecto.

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Para elegir el equipo adecuado para el proyecto hay muchos tips:

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1. Elija primero un gerente calificado para que gestione con conocimientos, habilidades y técnicas el proyecto; No es indispensable que sea el mejor en el conocimiento del producto.

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2. Genere una lista de roles que requiere en el proyecto, esta lista la puede iniciar desde la misma construcción del Project Chart, y que en alguna medida tenga adelantado una EDT de segundo nivel.

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3. Genere una lista de personas que dentro de la organización podrían suplir los roles requeridos. Se aconseja evaluar la disponibilidad del personal a solicitar antes de establecer compromisos.

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4. Evalué competencias personal vrs roles

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5. Genere una lista de personas (empresas) externas que le puedan contribuir con algunas o la totalidad de las tareas / paquetes de trabajo necesarios para lograr el alcance del proyecto.

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6. Evalué competencias.

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7. Pinte el equipo del proyecto (organigrama funcional o jerárquico)

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8. Si aun necesita mejorar, busque personal que pueda negociar en otros proyectos, áreas, o empresas, y negocie el pase.

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9. Califique las diferentes alternativas por rol, el gerente del proyecto debe estar de acuerdo con todas las personas elegidas. Las personas deben estar de acuerdo en participar en el proyecto.

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10. Decida y comunique el equipo de proyecto a todos los interesados (skateholders).

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Aquí los invito a leer el articulo "seis consejos para armar un buen
equipo para el proyecto" tomado de la IAAP

Estandares del PMI (ver)

Projects

• A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK^® Guide)- Fourth Edition  
• A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK^® Guide)- Fourth Edition translations (PMI offers the PMBOK^® Guide-Fourth Edition in ten different languages.)
• Practice Standard for Project Risk Management
• Construction Extension to the PMBOK® Guide Third Edition  
• Government Extension to the PMBOK^® Guide Third Edition  
• Practice Standard for Earned Value Management
• Practice Standard for Project Configuration Management
• Practice Standard for Project Estimating
• Practice Standard for Work Breakdown Structures
• Practice Standard for Scheduling

Programs

• The Standard for Program Management- Second Edition

People

• Project Manager Competency Development Framework- Second Edition

Organizations

• Organizational Project Management Maturity Model (OPM3^®)- Second Edition
• The Standard for Portfolio Management- Second Edition

Profession

Visit current standards projects for a list of professional standards in development."

Enlaces tomados de la pagina del PMI al leerlos me lleve dos sorpresas, espero las hayan encontrado.

• Estandariza la metodologia, los procedimientos, herramientas y plantillas para la gestión.
• Prioriza las estrategias, programas y proyectos.
• Mejora la estimación y el cumplimiento de los tiempos en el proyecto.
• Mejora el presupuesto y el cumplimiento de la ejecución de los costos asignados al proyecto.
• Mejora los niveles de calidad en el proyecto y en el producto
• Visibilidad de los proyectos.
• Confiabilidad en la información para la toma de decisiones dentro del proyecto o de la alta gerencia.
• Optimiza los niveles de comunicación entre proyectos.
• Racionaliza el uso de recursos compartidos.
• Propicia la adecuada administración de la configuración de los proyectos y el despliegue de las lecciones aprendidas.
• Minimiza los riesgos y su impacto.

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• Pmbok. edición 1996
• Un libro obligado para los amantes de los proyectos

0. Consultora PMO: SESTRA Consulting

1. Oficina de Gerencia de Proyectos: Teoría y práctica

2. Caso: Diagnóstico implementación de una Oficina de Proyectos

3. Mejores Proyectos: "qué hago con esto el lunes en la mañana"

Consideren esta lista como una posibilidad de herramientas tecnológicas para ayudar en la gestión de los proyectos, recuerden que ellas no gestionan los proyectos, esa labor esta designada exclusivamente para los Gerente de Proyecto (Project Manager), muchos se equivocan (o diré se disculpan...) diciendo que no han gestionan bien los  proyectos asignados, porque no tienen una herramienta tecnológica de gestión de proyectos.

• OpenProj
• GanttProject
• Open Workbench
• Clockingit
• B-kin Project Monitor
• Dotproject

• La multiplicación del número de proyectos.
• La creciente complejidad de los mismos.
• La demanda por una gestión eficaz.
• La demanda significativa por un método sistemático de implantación de las metodologías, técnicas y herramientas de Project Management en las organizaciones.
• El crecimiento de la práctica de la dirección y gestión de proyectos.

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Son aspectos que justifican la implementación del Project Management Office (PMO), traducida como Oficina de Gestión de Proyecto (OGP).                        

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Una metodologia interesante sobre Gestión de Proyectos publicada en Internet:

• Gestión de Proyectos: GETEC - Universidad Politecnica de Madrid

Una Oficina de Gestión de Proyectos - PMO, se puede ubicar hoy en día en una posición estratégica como área de apoyo a la Dirección de la organización, para dar seguimiento a las actividades relacionadas con la Administración de los Proyectos Empresariales, entre ellas se cuenta con la:

• Gestión de Inicio de Proyectos
• Evaluación de Factibilidad del Proyecto
• Estimación del Proyecto
• Asignación y Administración de Recursos Humanos
• Capacitación, Entrenamiento y Coaching
• Administración de Recursos Materiales
• Administración de Compras y Proveedores
• Gestión de Seguimiento a Proyectos
• Administración de Controles de Cambio
• Gestión de Riesgos
• Administración de Comunicaciones, Documentos y Reportes
• Control de Calidad
• Gestión del Cierre de Proyectos
• entre otros...

La Justificación, Definición, Contexto, Beneficios, Servicios y Niveles de Madurez de una PMO, las vamos a abordar en este blog.

Diego Fernando Arteaga

Ingeniero Industrial

Cali-Colombia

diegofarteaga@gmail.com

Las lecciones aprendidas de un proyecto son el conjunto de éxitos y errores que el equipo ha logrado manejar y sortear durante su realización.

El aprendizaje que se logre durante su tratamiento debe documentarse, debido a que si conocemos de las causas de ambos, podremos procurar evitar los errores y volver a provocar los éxitos.

Una forma de documentar es la siguiente:

Elaborado por:
Fecha:
Nombre del proyecto:
Patrocinador del proyecto:
Gerente de Proyecto:
Fechas y tiempos estimados:
Fechas y tiempos reales:
Costos estimados:
Costos reales:

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1. Alcanzo el proyecto las metas de tiempo, costos y alcance?
2. ¿Cual fue el criterio de éxito listado en el documento del alcance del proyecto?
3. Reflexione sobre si alcanzo o no los criterios de éxito del proyecto.
4. ¿En términos de gerencia de proyectos, cuales fueron las principales lecciones que el equipo aprendió?
5. Describa las situaciones de lo que salió bien en el proyecto.
6. Describa  las situaciones de lo que salió mal en el proyecto.
7. ¿Que harían diferente en un próximo proyecto basados en su experiencia de trabajo del actual proyecto?

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Firma: Gerente del Proyecto

Copia: PMO, Patrocinador, Gerentes de otros Proyectos

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NOTA: Esto no es más que un derrotero para hacer un documento básico de Lecciones Aprendidas en un Proyecto, fue tomado de mis primeros apuntes. ¡no tengo la fuente!.